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Oferta de trabajo - Asistente administrativo

Job Opening

Capítulo clave
Veteranos paralizados de América
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Asistente Administrativo

Ubicación: Sharpsburg, Pensilvania Horario: de 8 am a 4 pm, de lunes a viernes (horas extraordinarias y horarios impares MUY rara vez). Contacto: Joe Dornbrock, director ejecutivo, 412-781-2474.

Las tareas incluyen

  • Apoyo solicitud de membresía y terminación procesos, mantener archivos de membresía y producir informes periódicos de membresía. Prepare tarjetas de presentación para los miembros en el liderazgo.
  • Mantener toda la membresía, correo y correo electrónico. liza.
  • Organizar concurso de carteles y poemas de PVA. Invitar a las escuelas a participar; procesar envíos; organizar el juicio; preparar programaciones de premios presentaciones de premios.
  • Programar visitas a la oficina del Congreso. Hacer arreglos para que los miembros visiten a los miembros del Congreso durante dos días en marzo de cada año. Informes de seguimiento de apoyo y agradecimientos.
  • Preparar documentos, incluidas instrucciones y boletas, para la elección anual de la Junta Directiva.
  • Apoyar la participación de los atletas miembros en el evento anual Juegos Nacionales de Veteranos en Silla de Ruedas. Programe vuelos de aerolíneas y alojamiento para eventos de una semana que se celebren en diferentes ciudades cada año.
  • Apoyando los preparativos para el Banquete anual de premios. Preparar y enviar invitaciones y cartas de solicitud de premios y correos electrónicos. Asegúrese de que se hayan hecho todos los arreglos para la ubicación.
  • Apoyo Picnic en el parque Kennywood. Actualizar invitaciones; pedir entradas y comida.
  • Preparativos de apoyo para el Torneos de bajo. Obtenga el formulario de registro actualizado y fuera de los participantes. Asegurar que los premios sean entregados a los ganadores.
  • Ordenar y distribuir vestir para los miembros del capítulo (camisas, gorras, chaquetas, etc.).
  • Procesando algunos contenidos para el bimensual Boletin informativo.
  • Coordinar la producción de documentos y el envío por correo mensual. Junta de Consejo.
  • Deberes del día a día incluyen brindar apoyo general de oficina, especialmente contestar el teléfono, enviar y responder a (algunos) correos electrónicos, procesar el correo postal, enviar paquetes y otros envíos postales a los miembros, y realizar tareas menores de limpieza (aspirar, vaciar la basura, mantener limpias las superficies de trabajo y claro, etc.).

Expectativas de habilidad

  • Capacidad para usar Microsoft Word, Microsoft Excel, QuarkXPress, búsqueda de Google, correo electrónico de Google, contactos de Google, WordPerfect (solo para producción de etiquetas), correo electrónico de Xfinity, video Zoom y Facebook. Las expectativas incluyen excelentes comunicaciones telefónicas: infaliblemente amigables y profesionales con todas las personas que llaman, muchas de las cuales recibirán su primera impresión de veteranos paralizados por la forma en que el personal contesta el teléfono, y muchas personas que no entienden muy bien qué es lo que hace la organización. Excelentes habilidades de mecanografía tanto para documentos (procesamiento de textos) como para la entrada de datos (actualización de hojas de cálculo y archivos en línea). Excelentes habilidades interpersonales. Capaz de cambiar de marcha rápidamente entre la gestión de documentos, trabajar con otros miembros del personal y miembros. Dispuesto a trabajar con las limitaciones y habilidades de los miembros que ofrecen voluntariamente su tiempo para trabajar para el capítulo.  Un deber de todo el personal de Keystone PVA es apoyar a los miembros en posiciones de liderazgo.. Todos los miembros de pleno derecho son veteranos militares y la mayoría usa sillas de ruedas. Dispuesto a aprender nuevas habilidades. Entiende que la educación es una búsqueda continua, de por vida y necesaria para mantenerse al día con el mundo cambiante. Si no está familiarizado con las tradiciones militares/veteranos, dispuesto a adaptarse a las actitudes y costumbres.
  • El Asistente de Membresía y Proyectos tendrá su propio vehículo personal y estará dispuesto a hacer viajes y mandados "paralelos" poco frecuentes en apoyo del capítulo, en el tiempo del capítulo y con reembolso por el viaje que exceda la distancia del viaje en ruta al oficina o casa.
  • El Asistente de Membresía y Proyectos será detallista, preciso en la ejecución de sus funciones, siempre produciendo un trabajo profesional de alta calidad y apariencia profesional.
  • El trabajo requiere (es decir: ¡NO es opcional!) la capacidad de ser orientado a objetivos y tomar todos los pasos siguientes para completar cualquier proyecto, programa o tarea sin que se le solicite.

Ambiente de trabajo

  • Oficina tranquila con otros dos empleados y pocos visitantes. Los empleados son capaces de completar tareas con poca supervisión directa, pero se coordinan entre sí y con los voluntarios según sea necesario.
  • Las comodidades de la oficina incluyen estacionamiento gratuito fuera de la vía pública; dos baños (uno para mujeres ambulatorias, uno para hombres/usuarios de sillas de ruedas); Cocineta con refrigeradores, cafeteras, horno de mesa, horno de microondas, fregadero doble de acero inoxidable, dispensador de agua y área de preparación de alimentos.
  • El capítulo no emplea un servicio de limpieza. Se espera que todos los empleados mantengan sus áreas de trabajo limpias y despejadas y que participen en tareas menores de limpieza, como mantener limpios los baños, vaciar las papeleras y tirar la basura, colocar correctamente los materiales reciclados en los receptáculos designados y aspirar las alfombras.

Una vez en la nómina del capítulo:
El empleo a tiempo completo generará inmediatamente días de enfermedad (uno por mes); días de vacaciones (cinco en el primer año, utilizables después de los primeros seis meses en el trabajo); ofrece 14 vacaciones pagadas al año; y elegibilidad después de seis meses para un plan de jubilación 401(k) que la organización igualará hasta 5%. Se proporciona media hora pagada para el almuerzo. El salario inicial dependerá de las habilidades del solicitante. Se llevará a cabo una evaluación de desempeño formal a los tres meses, y una revisión de desempeño y salario a los seis meses.


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